Jira实战 | 通知方案
Jira策略管理实战手册: 为应用程序管理员提供配置、清理和维护Jira的模板。
文末提供Kindle版和印刷版获取方式。
通知方案是用来控制在标准问题事件上谁能收到电子邮件,这些事件包括“问题创建”、“问题更新”、“工作日志”,等等。当我们尝试在项目间共享设置的时候,有可能每个JIRA项目都有自己的通知设定,项目级管理员能在项目管理部分查看他们项目的“通知”页面,用来查看当前的设置,然而,任何通知的变更需经由JIRA应用管理员进行处理。
通知方案– 在问题生命周期事件中,发送电子邮件消息的设置。
示例: 问题创建、问题更新、问题分配,等等。
属性:
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名称
-
描述
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通知设置
最佳实践
应该这么做
为每个通知策略创建一个方案,而不是为每一个项目都创建个别的方案。
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示例: “通知用户”方案或“通知项目用户和C-Level领导”的通知方案。
尽可能的控制“问题垃圾”。
-
如果你在每一个步骤都通知用户,会产生过量的电子邮件,用户会过滤消息,最终可能会忽略这些通知。
注意JIRA电子邮件队列会影响公司邮箱服务器。
重用现有的通知方案。
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除了少部分的项目之外,大多数都具备相同的通知方案需求。
不该这么做
设置不必要的通知,只有少数的项目需要定制化的通知或一般事件处理器。
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在每一个步骤都通知用户会产生大量的电子邮件,用户会过滤消息,最终可能会忽略这些通知。
添加不可能或无用的通知。
-
示例: 如果在创建界面上没有添加关注人的功能,请不要“在问题创建的时候通知关注人”。
通知用户自己的操作行为。
不要在问题创建的时候通知报告人,这会创建很多无用的邮件流量。
在所有的行栏目添加"jira-users"组。
工作表:通知方案
下面的工作表包含了简易的通知方案的建议,根据你的需要修改这个工作表,由于大多数的最终用户不能够看到通知相关的设置,可以添加相关信息到用户帮助文件和文档。
这个例子引用了一个自定义的角色,叫做"Observers",这个角色可能是你的合规团队、财务团队、稽核员或是其他相关的非项目正规成员。
下表呈现了建议的通知设置:
事件 |
建议通知 |
注记 |
问题创建 |
项目负责人 当前经办人 项目角色 (Observers) |
如果用户或在问题创建的时候自动设置这个值,只能包含“当前经办人”。 |
问题更新 |
所有关注人 当前经办人 报告人 |
n/a |
问题分配 |
当前经办人 项目角色 (Observers) |
当经办人更改后,会通知到先前的经办人和当前的经办人。 |
问题解决 |
所有关注人 报告人 |
n/a |
问题关闭 |
所有关注人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题评论 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题评论编辑 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题评论删除 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题重开 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题删除 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) |
n/a |
问题被移动 |
所有关注人 当前经办人 报告人 项目角色 (Observers) 项目负责人 |
n/a |
已添加工作日志 |
项目负责人或留白 |
只有在使用时间跟踪功能的时候才有用。 |
开始解决问题 |
项目负责人或留白 | |
停止解决问题 |
项目负责人或留白 | |
工作日志已更新 |
项目负责人或留白 | |
工作日志被删除 |
项目负责人或留白 | |
一般事件 |
留白 |
这是个工作流转换时的额外事件通知。 |
标准和自定义通知
每个问题级别的活动都关联到一个事件,例如,每一次创建新的JIRA问题时,都会触发叫做"问题创建"的事件。当标准事件被触发的时候,JIRA会自动寄送邮件通知。标准案例:问题创建、分配、更新、解决等。某些事件的规则存储在JIRA内部,其他的存储在工作流转换的后处理功能里。
建议
不要忘记在工作流的“问题关闭”转换的后处理转换上设置“问题关闭”通知,将默认的功能从“一般事件”变成“问题关闭”。
此外,你能在自己自定义通知点上提醒收件人,这个自定义事件的触发器是在一些特定事件发生时用来提醒用户的。
示例
-
提醒研发主管,问题已经预备进行代码审查。
-
提醒测试团队,问题已经预备要验证
-
提醒高级主管需要批准
我们可以通过三个步骤添加自定义通知,第一,在管理页面系统->事件创建一个新的事件并选择"通用"模版,新的事件就能够在新的方案中被使用。第二,将用户、角色、组添加到关联的通知方案的新事件中。第三,在关联的工作流上添加一个后处理转换,以触发事件通知。
在下面示例中,让我们用这三个步骤来添加称为"Ready for Verification"自定义通知。
新事件
通知方案分配
工作流后处理功能
批量变更通知
“批量变更”功能可以一次修改多个问题,例如,一步骤解决五十个问题,在全局权限中定义了谁可以使用这个功能。
建议
当基于管理原因进行批量变更问题的时候,在“步骤3/4:操作细节”页面时出现时,取消选择"Send mail for this update"选项。注意:这个复选框只有具备项目等级的管理权限的用户才能看到,允许管理员在“幕后”进行批量变更而不会产生多余的通知邮件。这个变动预期会记录在数据库中并且显示在问题“活动”区域里。
关于《JIRA策略管理实战手册》
本文节选自《JIRA策略管理实战手册》,为Jira管理员提供配置、清理和维护Jira的模板。
此实战手册包含:
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152条建议- 帮助您设置、清理和维护Jira
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50个工作表,以及其他相关模板、代码片段和示例
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33个需避免的反面真实案例
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每个管理区域的最佳实践和注意事项
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作者作为管理员犯下的十大错误
关于翻译,编辑和审稿人
钟冠智 Kerwin
现任Atlassian 大中华区负责人 前CSDN Atlassian Agile DevOps谘询顾问 大中华区首位ACP-100认证专家 Atlassian 中文社区发起人 |
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Ollie Guan
携程集团 PMO Atlassian Community Champion 2018 Community Perfect 10 awards 2019 Community awards winner 2020 Top Community Answerers |
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周琦
优秀的项目管理者及流程改善者曾先后服务于IBM研究院、阿尔卡特朗讯、奇安信(原360企业安全)集团等世界500强企业。 |
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马亮 现任某大型保险健康管理中心高级运营经理, 负责健康管理平台规划建.设与推广。先后服务于HITACHI集团、NTTDATA集团、奇安信(原360企业安全)集团等世界500强以及独角兽企业。敏捷实践倡导者,Atlassian产品粉丝。2018规模化敏捷峰会组委会成员。 中科院工程师、系统集成高级PM、PMP、CSM、CAL、Prince2、SAFe SA 、CMMI ATM。 |
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Xudong Liu 刘旭东
中国移动研究院信息技术及安全管理中心高级项目经理,负责企业研发相关工具建设及培训工作。
有近5年的Jira及Confluence的建设及培训经验,在中国移动内部构件多套基于Atlassian产品的研发工具链产品,帮助多个团队实现基于Atlassian产品的研发管理工作。 |
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闫锦维 长期混迹信息安全圈。曾就职于某高校,作为项目管理负责人承担多项国家密码专项,以项目管理主管身份参与到科研项目管理中。 现就职于奇安信(原360企业安全)集团,担任研发学院运营负责人。 |
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马畅 现任某大型金融集团高级敏捷教练,为集团子公司提供敏捷转型咨询和实施服务。 曾多年供职于海外,有近十年的敏捷实践经验,精通精益敏捷方法论,熟悉规模化敏捷框架SAFe,认证SAFe Program Consultant。 在跨文化沟通与分布式团队管理方面具备丰富的经验,曾辅导过欧洲,美国和中国等多个团队和项目。 擅长使用以Atlassian产品为核心的DevOps工具链落地组织级敏捷转型,Atlassian中国用户社区创始人和Leader。 |