从excel谈数据相关操作

来源:互联网 发布:歼敌者号核潜艇 知乎 编辑:IT博客网 时间:2019/10/14 18:55

作为一个将要步入职场的人士,熟练掌握word、excel、powerpoint已经成为基本的素养。今天我就要谈一谈熟练使用excel中对数据相关操作的思考。

首先我需要声明的是:excel的主要功能并不是数据显示,而是数据的处理。相信有很多人还不会利用excel简化自己生活中进行数据处理的相关操作。

我们使用excel时,应该分为五个阶段进行有关数据的相关操作:规范数据、字段调整、生成表格、格式修正、数据输出。

一、规范数据

如果使用过数据库的小伙伴们,应该知道当我们在数据录入之前首先要设置数据的相关类型和属性。excel其实也是一样,为什么规范数据如此重要?我的理解就是:这样方便将众多拥有共同特征的数据集成一类,这样我们的相关操作的对象就不仅仅是单一的原子,而是一类。

二、字段调整

大家可能看这个名词会觉得很抽象。如果大家使用过excel,或多或少会知道函数的运用。通过函数可以将不同的字段进行相关的链接,这样能够协助我们进行计算、数据填充等重复的操作。

三、生成表格

只有将数据集生成一个表格,excel才能帮助我们进行相关的计算并协助我们分析。这里最主要用到的就是数据透视表,如果你是会计从业人员,那么你肯定很熟悉数据透视表。我们经过前两步的相关操作,已经将数据梳理为一条条数据单元(这里可以将它们看作数据库中表的一行,符合范式),通过数据透视表,就可以实现数据项的“热插拔”,即可以自定义比对项进行计算、关联等操作。

四、格式修正

格式的修正是为了更好的呈现给人们,可能有些字段是NULL或者出现错误,那么我们应该协助excel进行相关的数据处理。

五、数据输出

在这一步主要进行的就是将表格生成为图标展现出来,为了提供给用户更直观的数据展示。

说了这么多,其实就是一个原则:我们录入的信息是给计算机看,要严格遵循相应的规范,便于计算机正确地并尽可能简洁地帮助我们进行数据处理。我们输出数据时要对计算机输出的信息进行再加工,便于将那些规范但是呆板的数据以一种直观、有视觉冲击力的形式展现出来。

如今是一个数据为王的时代,数据挖掘(Data Mining)成为一个热门的话题,excel其实也是进行数据挖掘的一个工具。数据挖掘中的第一步就是对数据进行预处理,对数据进行清洗、压缩、构造,这些都可以通过excel进行。

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