> 文档中心 > 项目总是延期令人头疼?Tracup帮你做好项目进度管理

项目总是延期令人头疼?Tracup帮你做好项目进度管理


一、从延期到完美交付,我如何做项目管理

  • 明明一开始做好了计划,却常常超时?

  • 明明各种工作进展顺利,却因“突发事件”不得不延迟项目

  • 明明事先分工明确,为什么还会在项目进行中频繁出现任务遗漏等错误?

以上问题都是因为项目进度管理没有做好导致的!项目管理真是一件让人又爱又恨的事。一个项目往往需要投入比较长的时间,这就意味着要承担更多的风险,相信对每个管理者来说,以尽可能低的成本完成项目既是目标也是挑战,但并非每个项目都能“如期完成”;所以也为大家总结了一些经验和教训。下面我来谈一谈我是如何在工作中做项目管理的。

1.身为管理小白,我遇到的那些难题?

其实我在刚开始做项目管理的时候也很糟糕,什么都不懂,尤其中途接手团队的时候我什么都不懂,各种工作事物纷繁复杂,每天要花很多时间和上下级沟通,有时候忙了半天事情却没什么进展,项目进度一拖再拖,这让我感到压力很大,很是着急。

2.效率低下,Tracup提高管理效率

由于自己本身学艺不精,是个半吊子水平,每天光是要梳理流程和计划就要花很多时间,这样一来反而花了更多的时间,效率低下,并不能满足公司对于效率的要求。

于是我又去请教了有5年团队项目管理经验的朋友,朋友给我推荐了一款他自己在做项目管理时常用的软件,就是Tracup,他跟我说这款软件用起来很方便,能够提高工作效率,并且能够满足项目管理5个阶段所需要的功能,而且也不需要懂得多么专业的管理知识。

二、项目管理的5大阶段,Tracup如何高效助力?

那么在项目管理的5大阶段,到底该如何使用Tracup呢?下面我就结合自己的经验来给大家说说。

1.项目启动:创建工作项目,明确衡量标准

此阶段是新项目的启动阶段,我们常说“做项目”,其实一个「项目」的完成就是目标。将团队目标确定好之后,在 Tracup 中创建项目,下一步就可以开始管理了。

一个小建议:蒲公英团队创建项目时,除了必要的项目描述,还会附上明确的衡量标准。目标是方向,衡量标准则告诉我们怎么样才能向正确的方向迈进。不要忘记,衡量标准一定要可量化。

在平时的工作中,我把一个项目里不同工作用不同颜色的项目背景进行分类,来加以区分。会让不同类型的工作更加清晰地呈现在我的眼前。多项目管理,工作台分区一目了然。

2.项目策划:拆分工作项目,让工作细化再细化

此阶段主要是做出可实行的项目方案,先分析一下即将要做的项目,明确自己的目标,然后把一个大的项目拆解成一个个可以执行的小的工作任务。

在这个阶段,我会使用Tracup的【新建问题】中的【指派】,了解Tracup的小伙伴都知道,为了将任务拆解细化,Tracup只能将任务指派给一人。坚持不设置「指派多人」的目的就是将任务精确地分配给个人,避免工作纠纷,每一个任务仅有一个主要负责人,其余参与任务的人可设为关注者。如果指派多人,则会造成工作过程中的责任分配不明晰,也是工作中的大忌。以任务完成度作为衡量标准,在这个时刻或许会更好一些。

3.项目执行:做好项目拆分,团队高效沟通

Tracup为把任务拆分子任务来追踪进度,技术人员可以使用这份工具对自己待处理、正在处理和已经处理的事务进行管理。对于项目管理者来说,也可以通过日志看到每个项目成员做事的进展,能够从整体上把握项目的进度,如果发现问题也可以及时沟通校正。

如果遇到问题的话,尝试用【我的工作台】去管理所有项目中的问题吧!这样沟通起来很方便,可以节省团队的沟通成本,提高工作的效率。

4.项目监测和控制:了解日程安排,监控项目进度

在项目管理的过程中要随时随地对项目进行监测和控制,了解项目的进展情况,让项目尽可能地按照自己设想的方向发展。 Tracup是一个对项目进行监测的好帮手,可以在项目版块的【概览】随时查看项目的相关信息,掌握项目的相关动态。

我平时会用项目板块的【统计】查看各个任务的完成情况,能够了解到这个项目的进展如何,更好的把控项目的进度。还会通过甘特图查看各个成员的日程安排,了解团队成员的工作进展如何,以做出适当的调整。

5.项目收尾:分析优点缺点,做好项目总结

在项目收尾阶段,需要对项目的成果进行记录,这时,可以做一次项目的复盘总结,吸收这次项目过程中的经验,以便更好地指导下一次的工作。

这时我会使用Tracup中的【可视化图表】,对已经完成的项目进行一下总结,分析一下这个项目哪里做的好,哪里做的不好,原因是什么?这样以后再开始做下一个项目的时候,可以随时参考以前做过的项目,吸取以前成功的经验,也可以避免再犯以前犯过的错误。

三、关于Tracup,我有一些碎碎念

以上就是这些年来我使用项目管理的一些经验之谈,其实我们大部分人都做不到掌握多么专业的项目管理知识,这时就要学会用工具来提高我们的效率,Tracup就是一个很好的选择,它能贯穿研发过程的始终,让我们对一个项目的进度有更好的把控,同时会帮助我们节省很多时间成本,提高我们的工作效率。 让 Tracup 这些功能帮助你便利工作,在工作中更游刃有余吧~